نمودار های سازمانی

نمودار های سازمانی

چارت سازمانی چیست؟

چارت سازمانی یا نمودار سازمانی،یک نمودار سلسله مراتبی از جایگاههای و مشاغل موجود در سازمان و ارتباط میان آنها است. این نمودار سلسله مراتب سازمان و جایگاههای شغلی موجود در سازمان را مشخص میکند. همچنین به صورت ساده ارتباط طولی و عرضی میان جایگاههای کاری و شغلی را مشخص می کند؛ در واقع ،چارت سازمانی ساختار، روابط و موقعیتت های شغلی افراد را در سازمان نشان می دهد و باعث ایجاد نظم در اجرای فرآیندهای کسب و کار می شود.

چارت سازمانی میتواند به عنوان یک ابزار مدیریتی مورد استفاده قرار بگیرد وچون به دید بصری افراددر بهتر دیدن سازمان کمک شایانی می کند، بسیار ارزش مند ل در این مقاله به برسی ضرورت تهیه چارت،معرفی نمونه هایی از انواع چارت وکاربرد آن می پردازیم.

اهمیت چارت سازمانی چیست و کاربرد آن به چه شکل است؟

تا به حال این تجربه را داشته­اید که وارد سازمان یا شرکتی شوید و گیج و سردرگم به دنبال فرد مورد نظرتان باشید؟ یا حتی به عنوان کارمند به استخدام شرکت جدیدی در آمده باشید، اما همکارانتان را نشناسید؟ این تجربه­ها ممکن است برای هر کسی پیش آمده باشد، اما باید قبول کرد که در چنین شرایطی این امکان وجود ندارد تا افراد مشخصی، شما را تک به تک با سایر پرسنل آن سازمان یا شرکت آشنا کنند. اینجاست که یک نمودار یا چارت سازمانی می­تواند مفید باشد.
چارت سازمانی در واقع برای به تصویر کشیدن ساختار سازمانی است و از آنجا که به معرفی بهتر و دیده شدن سازمان به دیگران کمک می­کند، به عنوان یک ابزار مدیریتی کارآمد شناخته شده است.

فرض کنید شما یک فرد جدید را در شرکت استخدام کرده اید و میخواهید پیچ و خم های شرکت وساختار سازمان که غالبا در حال تغییر است را به او نشان بدهید. اینجاست که یک نموداریا یک چارت سازمانی بروز میتواند سودمند باشد.از دیگر فواید تهیه یک چارت سازمانی می توان،به طور خلاصه به موارد زیر اشاره کرد:

  • تعیین ارتباط و فعالیت های کاری
  • توسعه کسب و کار با ایجاد نظم و تقسیم وظایف
  • شرح و تقسیم وظایف برای بالا بردناستاندارد های بین المللی مدیریتی
  • پیدا کردن فرصت های رشد شغلی
  • شادی وبهره وری بیشتر کارمندان سازمان
  • استخدام جدید
  • تعیین مسـولیت های اصلی سازمان برای دریافت نشان استاندارد محصول سازمان

چرا باید برای سازمان چارت تهیه کنیم؟

1)تعیین ساختار دقیق گزارش دهی

اولین مزیت تبیین چارت سازمانی این است که کارمندان به کمک آن متوجه میشوند باید به چه کسی گزارش بدهند و اگر با مشکل یا پرسشی مواجه شدند، به چه کسی باید مراجعه نمایند. چارتهای سازمانی در تمامی شرکتها از نقشی حیاتی برخوردار هستند؛ ولی در سازمانهای بزرگ که از دپارتمانهایی چندگانه تشکیل شدهاند و به حجم بالایی از نیروی کار مجهز هستند، این موضوع بیش از پیش اهمیت پیدا میکند. در چنین سازمانی، ممکن است کسی که در یک دپارتمان به فعالیت مشغول است، از نامها و عناوین شغلی کارکنان سایر دپارتمانها بیاطلاع باشد؛ ولی با مراجعه به چارت سازمانی، میتواند به سرعت فردی که در جستجویش بوده را از دپارتمان دیگر پیدا کرده؛ با او وارد ارتباط شود و کارهای شرکت را پیش ببرد.

2)کمک به مدیریت بهتر حجم کاری کارکنان

وقتی یک چارت سازمانی، اصولی طراحی شود، به مدیران کمک میکند که حجم کاری کارکنان خود را زیر نظر داشته باشند و هم­چنین بتوانند آنها پیشبینی و مشاهده کنند. این مورد بیشتر برای مدیرانی اهمیت دارد که تعداد کارمند زیادی دارند و میخواهند همزمان بر همه نظارت کنند، از طرفی به خاطر سپردن نام افراد مختلف در بخش­های دیگر برای آنها آسان نیست.

3)کمک به کارمندانی که جدیدا در سازمان استخدام شده اند

چارت سازمانی برای کارمندانی که به تازگی در سازمان یا شرکتی استخدام شدهاند، بسیار مفید به فایده است. کارمندان جدید، بیشترِ افرادِ فعال در سازمان را نمیشناسند و وقتی با مشکل مواجه شوند، نمیتوانند فرد مناسب را پیدا کنند. این امر میتواند به سردرگمی، تنش و افزایش بار کاری منجر شود. در چنین موقعیتهایی، چارت سازمانی به نجات کارمند جدید میآید و به او کمک میکند در آسانترین شکل ممکن با سایر کارمندان وارد ارتباط شود.

4)تجدید نظر و نوسازی ساختار سازمان

وقتی یک شرکت از صفر شروع می­کند، قطعاً در مسیر رشد قرار می­گیرد که تغییرات در این مسیر برایش کاملاً اجتناب­پذیر است. زیرا آنها وارد چرخههای جدیدی در فرآیند رشد خود میشوند، از جمله فرآیند نوسازی و تجدید ساختار. به بیان ساده­تر، با پیشرفت کار، تخصص و مهارت کارکنان آشکار خواهد شد که بسته به آن، میتوان آنها را از یک تیم به بخش دیگر و یا از یک بخش به بخشی دیگر منتقل کرد تا روند رشد تسریع گردد. از آنجایی که چارت سازمانی حاوی اطلاعات دقیقی دربارهی تواناییهای هر کارمند است، این کار آسان می­شود.

.

5)کمک به آشنایی سریع کارمندان جدید با دیگر افراد

یک چارت سازمانی منسجم به کارکنان جدید و تازه وارد کمک می­کند تا سریع­تر با افرادی که در دیگر بخش­ها مشغول به کار هستند، آشنا شوند. زیرا همان­طور که در مقدمه به آن اشاره شد، کارکنان جدید ممکن است سردرگم شوند و در پیدا کردن افراد مورد نظر در همان بخش خود به مشکل برخورد کنند. همین اتفاق به ظاهر ساده، ممکن است باعث تنش و فشار کاری ناخواسته شود. اینجاست که چارت سازمانی به کمک کارکنان جدید میآید و به آنها کمک میکند با دیگر همکاران خود در شرکت به راحتی ارتباط برقرار کنند

6)افزایش احساس رضایت شغلی در کارمندان

بر اساس مطالعات انجام گرفته، علاوه بر میزان درآمد، عوامل دیگری نیز در رضایت شغلی افراد تاثیرگذار هستند. یکی از مهمترین این عوامل عبارت است از: ارتباط سالم. محیط کار بستری است که تعداد بالایی از افراد در آن با یکدیگر ارتباط برقرار میکنند. مدیران اجرایی میتوانند با فراهم کردن پلتفرم مناسب برای برقراری ارتباط موثر، تاثیر بزرگی بر سلامت روانی و متعاقبا، افزایش احساس رضایت شغلی کارمندان داشته باشند. چارتهای سازمانی، نمونهای از ابزارهایی هستند که مدیران با تهیه آنها میتوانند ارتباط بین کارمندان بخشهای مختلف کسب و کار را مستحکمتر سازند.

انواع چارت سازمانی:

1)نمودار سلسله مراتبی(HIERARCHICAL)

چارت سازمانی از نوع سلسله مراتب ساختار درونی یک سازمان را نشان میدهد و شامل دستهبندی روابط بین افراد مختلف است. به طور معمول با کارمندان ارشد در بالای چارت شروع میشود و به پایین میآیید. به عنوان مثال مدیر عامل در بالاترین جایگاه قرار می­گیرد، سپس معاون و پس از آن رئیس هر بخش و کارمندان را قرار می­گیرند و به همین ترتیب تا آخرین سمت سازمان را مشخص نماید.

علاوه بر آن، میتوانید از یک چارت سازمانی سلسله مراتبی برای نشان دادن ارتباطات یک تیم مشخص استفاده کنید. مثلاً ارتباط بین واحد بازاریابی یک شرکت با واحد تست و کیفیت. این دسته از چارتهای سازمانی برای نشان دادن ساختار محلی یا جغرافیایی یک سازمان هم مفید هستند و به راحتی نحوهی شکلگیری یک شرکت را برای تولید محصول یا ارائهی خدمات مشخصی، نشان می­دهند، اما عده­ای بر این باورند که این چارتها صلب و خشک هستند و یک نگرش استبدادی در سازمان القا می­کنند که میتواند مشکلساز شود.

مزایای چارت سازمانی سلسله مراتبی:

  • روابط مشخص
  • سادگی در ترسیم
  • ایجاد انگیزه برای پیشرفت و رسیدن به سطوح بالات

معایب چارت سازمانی سلسله مراتبی:

  • ارتباطات کم در سازمان
  • بوروکراسی زیاد
  • نگاه وظیفهای هر بخش

2)چارت سازمانی ماتریسی یا وظیفه ای(Functional)

در این نوع نمودارها، بهجای بهکارگیری مدیران بامهارت های عمومی که در نمودارهای ساختارهای سلسله مراتبی به کار میرود، از مدیران وظیفهای و متخصص استفاده میشود.

هر مدیر سرپرستی گروهی را که وظایف مشابهی دارند به عهده میگیرد. در این نوع ساختار بهجای جایگاه و پست، برای وظیفه و کارکرد سلسلهمراتب تعیین میکنیم. این کار موجب تخصصی شدن بیشتر کار و افزایش بهرهوری میشود اما از سویی مهارتهای مدیریتی تا حدودی نادیده گرفته میشوند زیرا مدیران عملیاتی جایگزین مدیران ارشد میشوند. سرپرست هر بخش، بر آن بخش کنترل کامل دارد و میتواند اموری مانند آموزش، تخصیص وظایف و ارتقاء را انجام دهد.

این نوع ساختار در سازمانهای کوچک تا متوسط مفیدتر است اما اگر تعارضهای مدیریتی به شکل صحیح مدیریت شود در شرکتهای بزرگ نیز مفید است.

مزایای نمودار وظیفه ای:

  • تخصصی شدن کار ها
  • افزایش کارایی
  • به اشتراک گذاری دانش و مهارت

معایب نمودار وظیفه ای:

  • کاهش انعطاف پذیری و محدود شدن برخی روابط
  • کمبود نو آوری و دیدگاه محدود از اهداف سازمانی برای کارکنان
  • هماهنگی ضعیف افقی زیرا بخش ها به یکدیگر پاسخ گو نیستند

3) چارت سازمانی درختی یا پروژه ای(Project)

این نوع چارت، برای سازمان دهی پروژه ها مناسب می باشد که در سازمان های پروژه ای تمام ساختار آن در قالب یک پروژه طراحی می شود. سازمان هایی که از این نوع چارت استفاده می کنند، اهداف سازمانی خود را بر مبنای اهداف پروژه قرار می دهند و در راستای اجرای پروژه، باید تمام افراد به مافوق خود گزارش دهند

نکته1: در این نمودار، افراد مربوط به بخش خاصی نمی شوند و تنها در مسیر اجرای پروژه فعالیت خود را انجام می دهند.

نکنه 2: این نوع ساختار موقت می باشد و زمانی که پروژه تمام شود این ساختار نیز منحل می گردد.

مزایای نمودار پروژه ای:

  • اخذ تصمیم گیری آسان به دلیلی شفافیت و گزارش مستقیم به مدیر پروژه
  • افزایش مهارت و تجربه برای اعضا به دلیل حضور در پروژه های مختلف
  • سازمان برنامه ریزی شده عمل می کند

معایب نمودار پروژه ای:

  • عدم احساس امنیت شغلی برای کارکنان
  • برنامه ریزی دقیق آن ممکن است استرس زا باشد
  • چالش های مدیریتی به دلیل قدرت زیاد مدیر پروژه
  • اگر سازمان دو یا پروژه داشته باشد، در صورت تخصیص نا برابر منابع ممکن است سو تفاهم پیش بیاید
  • موقت بودن
  • نیاز به افراد ماهر

4) نمودار ماتریسی(Matrix)

نمودار ماتریسی نوعی نمودار ترکیبی می باشد که از نمودار های پروژه ای و وکیفه ای حاصل شده است و در این نمودار، افراد به دو و یا چند مافوق زیر گزارش می دهند:

مدیر پروژه

مدیر محصول

مدیر وظیفه ای

در طراحی نمودار ماتریسی، فعالیت ها بر روی محور عمودی و بر اساس وظیفه هر گروه، تقسیم بندی می شوند و در این الگو، تفکیک سازی بر اساس پروژه و یا محصول بر روی محور افقی قرار می گیرد.

مزایای نمودار ماتریسی:

  • پویایی
  • جریان وسیع اطلاعات
  • استفده موثر از منابع انسانی محدود
  • ارائه یک روش قابلقبول برای ادغام اهداف پروژهای با اهداف عملیات
  • استفاده کارکنان از تجربههای یکدیگر

معایب نمودار ماتریسی:

  • بی نظمی
  • پیچیدگی
  • سردرگمی کارکنان به علت گزارش به چند مدیر

5) نمودار افقی یا مسطح(Flat)

یک چارت اداری افقی یا مسطح، از تعداد لایههای مدیریتی کمتری به نسبت بقیه تشکیل شده است. به بیان دیگر به میزان کمتری سلسله مراتبی است. این ساختار درون شرکتهای کوچک و استارتآپها بیشتر مورد استفاده قرار می­گیرد.
زیرا این سازمانها در مقایسه با سازمانهای بزرگتر، تمایل کمتری به پیچیدگی دارند. چارت سازمان افقی یا مسطح میتواند به صورت یک چارت حبابی که به میزان کمتری سلسله مراتبی است نیز نشان داده شود.

مزایای چارت سازمانی افقی یا مسطح:

  • تصمیم گیری مستقل، بدون اتکا به دیگر بخشها
  • تخصصی سازی فعالیت­ها
  • ایجاد خود رهبری یا خود کنترلی در یک محیط کار آزاد

معایب چارت سازمانی افقی یا مسطح:

هرکدام از کارکنان باید به یک مدیر گزارش دهند که ممکن است باعث سردرگمی مدیر شود

6)نمودار بخشی(Divisional)

در این نوع ساختار، افراد با ویژگی های مشابه در یک دپارتمان قرار می گیرند. نوع تصمیم گیری در این سازمان ها غیرمتمرکز است و هر دپارتمان تجهیزات ، منابع و منابع خاص خود را دارد که روش کار مستقل تر را امکان پذیر می نماید تا مانند یک سازمان مستقل فعالیت نماید
اغلب، بخشها بدون نیاز به تایید دیگران سریعاً تصمیم می نمایند و . تقسیم بندی دپارتمان ها بر اساس محصول، منطقه ی جغرافیایی، مشتری و یا زمان( به عنوان مثال شیفت های کاری سازمان ) صورت می گیرد.
معمولاً شرکت های بزرگ از این ساختار استفاده میکنند.

مزایای چارت سازمانی بخشی:

  • کاهش لایه های مدیریتی کم اهمیت
  • تصمیمگیری سریع در آنِ واحد
  • امکان بررسی عملکرد هر بخش

معایب چارت سازمانی بخشی:

  • هزینه های بالا
  • ناکارآمدی عملیاتی در تفکیک وظایف متخصصین
  • خود مختاری بیش از حد هر بخش

0 دیدگاه

افزودن دیدگاه


مقالات اخیر گروه