چارت سازمانی یا نمودار سازمانی،یک نمودار سلسله مراتبی از جایگاه‌های و مشاغل موجود در سازمان و ارتباط میان آنها است. این نمودار سلسله مراتب سازمان و جایگاه‌های شغلی موجود در سازمان را مشخص می‌کند. همچنین به صورت ساده ارتباط طولی و عرضی میان جایگاه‌های کاری و شغلی را مشخص می کند؛ در واقع ،چارت سازمانی ساختار، روابط و موقعیتت های شغلی افراد را در سازمان نشان می دهد و باعث ایجاد نظم در اجرای فرآیندهای کسب و کار می شود.
چارت سازمانی میتواند به عنوان یک ابزار مدیریتی مورد استفاده قرار بگیرد وچون به دید بصری افراددر بهتر دیدن سازمان کمک شایانی می کند، بسیار ارزش مند ل در این مقاله به برسی ضرورت تهیه چارت،معرفی نمونه هایی از انواع چارت وکاربرد آن می پردازیم.
تا به حال این تجربه را داشته‌اید که وارد سازمان یا شرکتی شوید و گیج و سردرگم به دنبال فرد مورد نظرتان باشید؟ یا حتی به عنوان کارمند به استخدام شرکت جدیدی در آمده باشید، اما همکاران‌تان را نشناسید؟ این تجربه‌ها ممکن است برای هر کسی پیش آمده باشد، اما باید قبول کرد که در چنین شرایطی این امکان وجود ندارد تا افراد مشخصی، شما را تک به تک با سایر پرسنل آن سازمان یا شرکت آشنا کنند. اینجاست که یک نمودار یا چارت سازمانی میتواند مفید باشد.
چارت سازمانی در واقع برای به تصویر کشیدن ساختار سازمانی است و از آنجا که به معرفی بهتر و دیده شدن سازمان به دیگران کمک می‌کند، به عنوان یک ابزار مدیریتی کارآمد شناخته شده است.
فرض کنید شما یک فرد جدید را در شرکت استخدام کرده اید و میخواهید پیچ و خم های شرکت وساختار سازمان که غالبا در حال تغییر است را به او نشان بدهید. اینجاست که یک نموداریا یک چارت سازمانی بروز میتواند سودمند باشد.از دیگر فواید تهیه یک چارت سازمانی می توان،به طور خلاصه به موارد زیر اشاره کرد:
اولین مزیت تبیین چارت سازمانی این است که کارمندان به کمک آن متوجه می‌شوند باید به چه کسی گزارش بدهند و اگر با مشکل یا پرسشی مواجه شدند، به چه کسی باید مراجعه نمایند. چارت‌های سازمانی در تمامی شرکت‌ها از نقشی حیاتی برخوردار هستند؛ ولی در سازمان‌های بزرگ که از دپارتمان‌هایی چندگانه تشکیل شده‌اند و به حجم بالایی از نیروی کار مجهز هستند، این موضوع بیش از پیش اهمیت پیدا می‌کند. در چنین سازمانی، ممکن است کسی که در یک دپارتمان به فعالیت مشغول است، از نام‌ها و عناوین شغلی کارکنان سایر دپارتمان‌ها بی‌اطلاع باشد؛ ولی با مراجعه به چارت سازمانی، میتواند به سرعت فردی که در جستجویش بوده را از دپارتمان دیگر پیدا کرده؛ با او وارد ارتباط شود و کارهای شرکت را پیش ببرد.
وقتی یک چارت سازمانی، اصولی طراحی شود، به مدیران کمک می‌کند که حجم کاری کارکنان خود را زیر نظر داشته باشند و همچنین بتوانند آنها پیش‌بینی و مشاهده کنند. این مورد بیشتر برای مدیرانی اهمیت دارد که تعداد کارمند زیادی دارند و می‌خواهند همزمان بر همه نظارت کنند، از طرفی به خاطر سپردن نام افراد مختلف در بخش‌های دیگر برای آنها آسان نیست.
چارت سازمانی برای کارمندانی که به تازگی در سازمان یا شرکتی استخدام شده‌اند، بسیار مفید به فایده است. کارمندان جدید، بیشترِ افرادِ فعال در سازمان را نمی‌شناسند و وقتی با مشکل مواجه شوند، نمی‌توانند فرد مناسب را پیدا کنند. این امر میتواند به سردرگمی، تنش و افزایش بار کاری منجر شود. در چنین موقعیت‌هایی، چارت سازمانی به نجات کارمند جدید می‌آید و به او کمک می‌کند در آسان‌ترین شکل ممکن با سایر کارمندان وارد ارتباط شود.
وقتی یک شرکت از صفر شروع می‌کند، قطعاً در مسیر رشد قرار می‌گیرد که تغییرات در این مسیر برایش کاملاً اجتناب‌پذیر است. زیرا آنها وارد چرخه‌های جدیدی در فرآیند رشد خود می‌شوند، از جمله فرآیند نوسازی و تجدید ساختار. به بیان ساده‌تر، با پیشرفت کار، تخصص و مهارت کارکنان آشکار خواهد شد که بسته به آن، می‌توان آنها را از یک تیم به بخش دیگر و یا از یک بخش به بخشی دیگر منتقل کرد تا روند رشد تسریع گردد. از آنجایی که چارت سازمانی حاوی اطلاعات دقیقی درباره‌ی توانایی‌های هر کارمند است، این کار آسان می‌شود.
.
یک چارت سازمانی منسجم به کارکنان جدید و تازه وارد کمک می‌کند تا سریع‌تر با افرادی که در دیگر بخش‌ها مشغول به کار هستند، آشنا شوند. زیرا همان‌طور که در مقدمه به آن اشاره شد، کارکنان جدید ممکن است سردرگم شوند و در پیدا کردن افراد مورد نظر در همان بخش خود به مشکل برخورد کنند. همین اتفاق به ظاهر ساده، ممکن است باعث تنش و فشار کاری ناخواسته شود. اینجاست که چارت سازمانی به کمک کارکنان جدید می‌آید و به آنها کمک می‌کند با دیگر همکاران خود در شرکت به راحتی ارتباط برقرار کنند
بر اساس مطالعات انجام گرفته، علاوه بر میزان درآمد، عوامل دیگری نیز در رضایت شغلی افراد تاثیرگذار هستند. یکی از مهم‌ترین این عوامل عبارت است از: ارتباط سالم. محیط کار بستری است که تعداد بالایی از افراد در آن با یکدیگر ارتباط برقرار می‌کنند. مدیران اجرایی می‌توانند با فراهم کردن پلتفرم مناسب برای برقراری ارتباط موثر، تاثیر بزرگی بر سلامت روانی و متعاقبا، افزایش احساس رضایت شغلی کارمندان داشته باشند. چارت‌های سازمانی، نمونه‌ای از ابزارهایی هستند که مدیران با تهیه آنها می‌توانند ارتباط بین کارمندان بخش‌های مختلف کسب و کار را مستحکم‌تر سازند.
چارت سازمانی از نوع سلسله مراتب ساختار درونی یک سازمان را نشان می‌دهد و شامل دسته‌بندی روابط بین افراد مختلف است. به طور معمول با کارمندان ارشد در بالای چارت شروع می‌شود و به پایین می‌آیید. به عنوان مثال مدیر عامل در بالاترین جایگاه قرار می‌گیرد، سپس معاون و پس از آن رئیس هر بخش و کارمندان را قرار می‌گیرند و به همین ترتیب تا آخرین سمت سازمان را مشخص نماید.
علاوه بر آن، می‌توانید از یک چارت سازمانی سلسله مراتبی برای نشان دادن ارتباطات یک تیم مشخص استفاده کنید. مثلاً ارتباط بین واحد بازاریابی یک شرکت با واحد تست و کیفیت. این دسته از چارت‌های سازمانی برای نشان دادن ساختار محلی یا جغرافیایی یک سازمان هم مفید هستند و به راحتی نحوه‌ی شکل‌گیری یک شرکت را برای تولید محصول یا ارائه‌ی خدمات مشخصی، نشان می‌دهند، اما عده‌ای بر این باورند که این چارت‌ها صلب و خشک هستند و یک نگرش استبدادی در سازمان القا می‌کنند که میتواند مشکل‌ساز شود.
در این نوع نمودارها، به‌جای به‌کارگیری مدیران بامهارت های عمومی که در نمودارهای ساختارهای سلسله مراتبی به کار می‌رود، از مدیران وظیفه‌ای و متخصص استفاده می‌شود.
هر مدیر سرپرستی گروهی را که وظایف مشابهی دارند به عهده می‌گیرد. در این نوع ساختار به‌جای جایگاه و پست، برای وظیفه و کارکرد سلسله‌مراتب تعیین می‌کنیم. این کار موجب تخصصی شدن بیشتر کار و افزایش بهره‌وری می‌شود اما از سویی مهارت‌های مدیریتی تا حدودی نادیده گرفته می‌شوند زیرا مدیران عملیاتی جایگزین مدیران ارشد می‌شوند. سرپرست هر بخش، بر آن بخش کنترل کامل دارد و میتواند اموری مانند آموزش، تخصیص وظایف و ارتقاء را انجام دهد.
این نوع ساختار در سازمان‌های کوچک تا متوسط مفیدتر است اما اگر تعارض‌های مدیریتی به شکل صحیح مدیریت شود در شرکت‌های بزرگ نیز مفید است.
این نوع چارت، برای سازمان دهی پروژه ها مناسب می باشد که در سازمان های پروژه ای تمام ساختار آن در قالب یک پروژه طراحی می شود. سازمان هایی که از این نوع چارت استفاده می کنند، اهداف سازمانی خود را بر مبنای اهداف پروژه قرار می دهند و در راستای اجرای پروژه، باید تمام افراد به مافوق خود گزارش دهند
نمودار ماتریسی نوعی نمودار ترکیبی می باشد که از نمودار های پروژه ای و وكیفه ای حاصل شده است و در این نمودار، افراد به دو و یا چند مافوق زیر گزارش می دهند:
در طراحی نمودار ماتریسی، فعالیت ها بر روی محور عمودی و بر اساس وظیفه هر گروه، تقسیم بندی می شوند و در این الگو، تفکیک سازی بر اساس پروژه و یا محصول بر روی محور افقی قرار می گیرد.
5) نمودار افقی یا مسطح(Flat)
یک چارت اداری افقی یا مسطح، از تعداد لایه‌های مدیریتی کمتری به نسبت بقیه تشکیل شده است. به بیان دیگر به میزان کمتری سلسله مراتبی است. این ساختار درون شرکت‌های کوچک و استارت‌آپ‌ها بیشتر مورد استفاده قرار می‌گیرد.
زیرا این سازمان‌ها در مقایسه با سازمان‌های بزرگ‌تر، تمایل کمتری به پیچیدگی دارند. چارت سازمان افقی یا مسطح میتواند به صورت یک چارت حبابی که به میزان کمتری سلسله مراتبی است نیز نشان داده شود.
هرکدام از کارکنان باید به یک مدیر گزارش دهند که ممکن است باعث سردرگمی مدیر شود
در این نوع ساختار، افراد با ویژگی های مشابه در یک دپارتمان قرار می گیرند. نوع تصمیم گیری در این سازمان ها غیرمتمرکز است و هر دپارتمان تجهیزات ، منابع و منابع خاص خود را دارد که روش کار مستقل تر را امکان پذیر می نماید تا مانند یک سازمان مستقل فعالیت نماید
اغلب، بخش‌ها بدون نیاز به تأیید دیگران سریعاً تصمیم می نمایند و . تقسیم بندی دپارتمان ها بر اساس محصول، منطقه ی جغرافیایی، مشتری و یا زمان( به عنوان مثال شیفت های کاری سازمان ) صورت می گیرد.
معمولاً شرکت های بزرگ از این ساختار استفاده می‌کنند.
