این که شرکت های بزرگ مانند اینتل، گوگل، توییتر، اوبر، لینکدین و… از چه روشی برای مدیریت شرکت های خود استفاده می کنند همواره برای سازمان ها هیجان انگیز بوده است. رمز شادابی و کارآمدی این شرکت های بزرگ نیز برای همگان جای سوال داشته است. جالب است بدانید که این شرکت ها از روشی به نام OKR برای مدیریت برنامه ها و اهداف خود بهره می برند که در ادامه به توضیح بیشتر آن خواهیم پرداخت. اما پیش از تعریف OKR باید به دو سوال پاسخ داده شود:

۱_ برای دستیابی به چه چیزی می خواهم تلاش کنم؟

۲_ چگونه متوجه رسیدن به هدف تعیین شده شوم؟

OKR چیست؟

OKR یک روش برنامه ریزی، مدیریت و پیگیری اهداف و نتیجه های حاصل از آن ها است. OKR که مخفف Objectives and Key Results ، به معنای اهداف و نتایج کلیدی است، به صورت ماهانه، فصلی و یا سالانه قابل تعریف است. اما مرسوم ترین روش آن تعریف OKR فصلی است. در این روش، اهداف به صورت خوشبینانه ( اندکی بالاتر از توانایی شما) تعریف می شوند. همچنین نتایج کلیدی به صورت نتایج قابل اندازه گیری از اهداف شما تعریف می شوند. 

در OKR قرار نیست برای هر هدفی، ده‌ها نتیجه کلیدی در نظر بگیرید. بلکه بین 1 تا 3 نتیجه کلیدی کافی است. مثلا:

هدف (Objective): رشد کسب و کار خانگی

نتایج کلیدی (Key Results): الف: رشد بازگشت سرمایه به 3 میلیون تومان، ب: معرفی محصول جدید

هدف (Objective): رضایت مشتریان

نتایج کلیدی (Key Results): جمع‌ آوری 20 بازخورد مشتریان در ماه، ب: افزایش 97% ارزش برند از نگاه مشتری

معمولا شرکت‌ ها و کسب و کارها برای رسیدن به اهدافشان بیشتر از روش KPI استفاده می‌کنند اما گوگل یا اپل سال‌ های سال است که OKR را به KPI ترجیح می‌ دهند. در KPI که مخفف Key Performance Indicator است، میزان عملکرد فرد و سازمان مورد سنجش قرار می‌ گیرد اما در OKR تمرکز روی اهداف و نتایج کلیدی و مهم است. تعداد این نتایج زیاد هم نیست. از آنجایی که رابطه بهتری بین هدف و نتیجه وجود دارد، استفاده از OKR بهتر خواهد بود. با این حال در بعضی از موارد می‌شود از KPI هم استفاده کرد.

OKR می تواند به صورت شخصی، تیمی، و یا برای یک سازمان بزرگ تهیه شود. در ادامه مراحل و طرز نوشتن آن را مشخص می کنیم.

مراحل نوشتن OKR

1. تعیین و مشخص کردن بزرگترین اهداف

یک هدف بیانگر آن چیزیست که شما خواستار رسیدن به آن با یک ابتکار عمل (inititative) خاص هستید. یک هدف خوب باید به حد کافی مهم، ملموس، عملگرا و الهام بخش باشد. مثلا افزایش 20 درصد فروش ماهانه. تعداد اهدافی که مینویسید نباید خیلی زیاد باشد. توجه کنید که یک بازه نهایتا 3 ماهه در دسترس دارید، پس به خصوصیت اهداف دقت کنید که حتما مهم ترین ها را ذکر کنید.

2. تعیین نتایج کلیدی

پس از مشخص کردن اهداف، باید آنها را به نتایج کلیدی و کارهایی که باید انجام شود تا این نتایج حاصل شود، خرد میکنید. یک نتیجه کلیدی، یک عبارت قابل اندازه گیری در جهت هدف مورد نظر است. نتایج کلیدی خوب، مشخص، زمان دار، قابل اندازه گیری و قابل اعتبار سنجی هستند. مثال زیر را ببینید:

هدف: افزایش 20% فروش در فروشگاه آنلاین تی‌شرت

نتیجه کلیدی: فروش کامل 50 عدد تی‌شرت مردانه

پروژه مربوطه: آغاز فروش تی‌شرت مردانه

3. تعیین تیم برای اجرای OKR

پس از اینکه اهداف و نتایج کلیدی و پروژه های مورد نظر جهت نیل به آن ها به خوبی تعریف شدند. باید مسول اجرای هر پروژه مشخص شود. سپس طی جلسات هفتگی، هر شخص به مسول تیم گزارش داده و در جلسات ماهانه نتیجه اجرای تیم ها به سازمان مورد نظر ارائه شود. OKR یک روش پیگیری اهداف سازمانی است که کل سازمان با دانستن وظایف خود، نسبت به وظایف دیگران و میزان نیل به اهداف نیز اطلاعات دارند.

نکات تکمیلی

با توجه به موارد گفته شده، باید پیش از آغاز هر فصل، اهداف و معیارهای دستیابی برای هر شخص مشخص شوند. در استفاده از OKR باید توجه داشته باشید که این روش به هیچ عنوان به معنی ارزیابی کارکنان نیست. یعنی OKR به عنوان ابزاری برای مقابله با کارکنان نبوده و برعکس باید موجب افزایش بهره‌وری و ایجاد انگیزه می شود. چند نکته در مورد OKR ها بسیار مهم و حائز اهمیت است و در واقع می توان آن ها را از ویژگی های یک OKR مناسب دانست:

معیار های دستیابی به این اهداف باید کاملا منطقی تدوین شوند و ابزار لازم برای رسیدن به آنها وجود داشته باشد. این اهداف نه باید رویایی و دست نیافتنی باشند و نه باید پیش پا افتاده و ساده باشند.

سیستم OKR باید یک متد پاداش محور (Bonus) برای کارمندان باشد و اگر این اهداف محقق نشد به عنوان جریمه لحاظ نشود.

در حد امکان باید از معیارهای غیر کاری و مرتبط به مسائل رفتاری نیز در این OKR ها استفاده کرد.

OKR شامل لیستی از ۳ تا ۵ هدف با بالاترین اولویت برای هر شخص است که هر کدام از این اهداف، دارای ۳ تا ۵ زیر هدف و نتیجه کلیدی قابل اندازه‌گیری است.

هر نتیجه کلیدی شامل یک نمره‌ی پیشرفت است که از (( ۰-۱۰۰٪ یا ۰ تا ۱/۰ )) بوده و میزان حصول به نتیجه را نشان می‌دهد.

در این روش یک رهبر و یا مدیر وجود دارد که تیم را هدایت و راهبری می‌کند. نمره قابل قبول برای هر OKR بین ۰/۶ تا ۰/۷ است. اگر افراد همواره نمره ۱ بگیرند؛ بدین معناست که OKR آن‌ها به اندازه کافی جاه‌ طلبانه نبوده است. از طرف دیگر اگر افراد همواره نمراتی در بازه ۰ تا ۰/۳ بگیرند؛ به این معنا است که OKR منطقی تعریف نشده و دستیابی به آن غیر ممکن بوده است. تعریف منطقی و مشورتی این معیارها یکی از عوامل اصلی موفقیت متد OKR است.

علی حجتی 09138744372